Sivistyslautakunta, kokous 11.10.2022

Perustelut

Sivistyslautakunta on kokouksessaan 11/2017 177§ päättänyt Koululaisten iltapäivätoiminnan hankinnan valmistelusta lukuvuosille 2018-2021, kokouksessaan 13/2017 204 § päättänyt Iltapäivätoiminnan hankinta-asiakirjojen hyväksymisestä ja kokouksessaan 3/2018 38§ päättänyt perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankinnasta lukuvuosille 2018-2021.  

Sivistyslautakunnan päätöksestä valitettiin markkinaoikeuteen. Valituksen johdosta iltapäivätoiminnan hankinnasta ei voitu tehdä hankintasopimusta, ja sivistyslautakunta on kokouksessaan 4/2018 45 § päättänyt perusopetuksen iltapäivätoiminnan väliaikaisesta järjestämisestä. Sivistystoimialan toimialajohtaja on solminut sopimuksen iltapäivätoiminnasta lukuvuodelle 2018-2019, kuitenkin enintään siihen asti, kunnes markkinaoikeuden päätös on saanut lainvoiman ja minkä päätöksen täytäntöönpanon edellyttää. 

Sivistyslautakunta on kokouksessaan 14/2018 206§ saanut tiedoksi markkinaoikeuden päätöksen iltapäivätoiminnan hankintaa koskevassa asiassa. Päätöksen mukaan jo hankintamenettelyä koskeva tarjouspyyntö on ollut hankintasäännösten vastainen, joten hankintayksikön virheellinen menettely voidaan tässä tapauksessa korjata vain siten, että hankinnasta järjestetään kokonaan uusi tarjouskilpailu, jossa on otettava huomioon markkinaoikeuden päätöksessä mainitut seikat. 

Sivistystoimiala on yhdessä hankintayksikön kanssa valmistellut uudelleen perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankintaa lukuvuosille 2019-2020, 2020-2021 ja 2021-2022. Käytännössä markkinaoikeuden päätöksen täytäntöönpanoa ei ole mahdollista toteuttaa kevätlukukauden 2019 aikana eikä kesken lukuvuoden tapahtuva toiminnan muutos olisi myöskään lasten ja perheiden edun mukaista.  

Lukuvuoden 2018-2019 aikana on opetusyksiköstä toteutettu vierailut/arviointikäynnit lähes kaikkien koulujen iltapäivätoiminnan toimintayksiköissä. Käynneillä on arvioitu mm. toiminnan tarpeellisuutta, tiloja, toimintaan osallistuvien lasten määrää, järjestämistapaa, toiminta-aikaa ja toiminnan sisältöä sekä laatua. Lisäksi on toteutettu arviointikysely iltapäivätoimintaan osallistuvien lasten huoltajille ja lapsille. Kyselyn tulosten yhteenveto on osoitteessa https://www.pori.fi/sites/default/files/atoms/files/iltapaivatoiminnan_arviointikyselyn_tulokset.pdf. Vierailukäyntejä ja arviointikyselyä on hyödynnetty hankinta-asiakirjoja valmisteltaessa.  

Osa iltapäivätoiminnasta on toteutettu Porin kaupungin omana toimintana. Omaa toimintaa lisäämällä saadaan mahdollisuuksia kokeilla sivistystoimialan henkilöstön aiempaa joustavampaa käyttämistä toimialan palveluissa, joskin järjestely saattaa tarkoittaa oman vakituisen henkilöstön määrän lisääntymistä ja sen kustannusvaikutuksiin liittyy epävarmuustekijöitä.    

Iltapäivätoiminta lukuvuosina 2019-2022 toteutettaisiin seuraavasti:  

• Meri-Porin palvelualueella (Meri-Porin yhtenäiskoulu, Enäjärven koulu, Kyläsaaren koulu ja Reposaaren koulu), Ahlaisten palvelualueella (Ahlaisten koulu), Noormarkun palvelualueella (Kankaan, Söörmarkun ja Noormarkun yhtenäiskoulu) sekä Lavian palvelualueella (Lavian yhtenäiskoulu) iltapäivätoiminta järjestetään kaupungin omana toimintana.  
• Herttuan koulun iltapäivätoiminta järjestetään kaupungin omana toimintana ja sen lisäksi koululla järjestetään perusopetuslain mukaista aamupäivätoimintaa. Herttuan iltapäivätoiminnan henkilöstöä käytetään myös koko kaupunkia palvelevan ns. kesäiltistoiminnan toteuttamisessa.  
• Koivulan koulun osalta aamu- ja iltapäivätoiminta hoidetaan omana toimintana. 
• Yksityisissä kouluissa (Björneborgs Svenska Samskola, Porin Kristillinen koulu ja Steiner koulu) iltapäivätoiminta järjestetään avustusperiaatteella.  
• Muiden kaupungin koulujen iltapäivätoiminnan hankinnan osalta järjestetään kilpailutus, jonka myötä hankintasopimukset tehdään lukuvuosiksi 2019-2020, 2020-2021 ja 2021-2022 edellyttäen kuitenkin valtionosuuden saamista kunnalle, jonka Opetusministeriö vahvistaa vuosittain valtion talousarvion rajoissa (Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 1137/2003).  

Sivistystoimiala on päivittänyt Porin kaupungin perusopetuksen aamu- ja iltapäivätoiminnan toiminta- ja arviointisuunnitelma 2017 -asiakirjaa. Täsmennyksiä on tehty vakuutusturvaan, tulkkauspalveluiden käyttämiseen ja ohjaajien perehdyttämiseen sekä täydennyskoulutukseen liittyen. Lisäksi iltapäivätoiminnassa käytetään Perusopetuksen aamu- ja iltapäivätoiminnan perusteet 2011 -julkaisua. Molemmat asiakirjat ovat tämän esityksen liitteenä olevan Tarjouspyyntö koululaisten iltapäivätoiminnasta -asiakirjan liitteinä.   

Sivistystoimiala on yhdessä hankintapalveluiden kanssa päivittänyt tarjouspyyntöasiakirjat perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankkimiseen liittyen. Asiakirjan laadinnassa on huomioitu markkinaoikeuden päätöksessä mainitut seikat. Edelliseen tarjouspyyntöön kuuluneesta vapaamuotoisesta palvelukuvauksesta ja siihen liittyneestä laatuvertailusta on luovuttu. Uudessa tarjouspyyntöasiakirjassa laatuvaatimuksia on tiukennettu ja palveluntarjoajien tulee täyttää nämä vaatimukset päästäkseen mukaan tarjousvertailuun. Mikäli asetetut laatuvaatimukset täyttyvät, ratkaisee valinnan palveluntarjoajan esittämä hinta.  

Sivistyslautakunnan hyväksyttyä hankinta-asiakirjat, tarjouspyyntö julkaistaan Porin kaupungin hankintapalvelujen kautta mahdollisimman pian. Tarjouspyyntöön liittyvä tiedotustilaisuus pidetään 9. huhtikuuta. Tarjousajan päätyttyä suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten vertailu. Sivistyslautakunta päättää tarjousvertailun pohjalta tarjousten hyväksymisestä. Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään samansisältöiset kirjalliset sopimukset tarjouspyynnön ja hyväksyttyjen tarjousten pohjalta.  

Iltapäivätoiminnan hankinnan eteneminen edellä kuvatulla tavalla on tärkeää, jotta lukuvuoden 2019-2020 alusta alkaen toiminta saadaan käyntiin laadukkaasti ja lasten sekä perheiden edun mukaisesti.  

Perustelut

Sivistyslautakunta on kokouksessaan 11/2017 177§ päättänyt Koululaisten iltapäivätoiminnan hankinnan valmistelusta lukuvuosille 2018-2021, kokouksessaan 13/2017 204 § päättänyt Iltapäivätoiminnan hankinta-asiakirjojen hyväksymisestä ja kokouksessaan 3/2018 38§ päättänyt perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankinnasta lukuvuosille 2018-2021.  

Sivistyslautakunnan päätöksestä valitettiin markkinaoikeuteen. Valituksen johdosta iltapäivätoiminnan hankinnasta ei voitu tehdä hankintasopimusta, ja sivistyslautakunta on kokouksessaan 4/2018 45 § päättänyt perusopetuksen iltapäivätoiminnan väliaikaisesta järjestämisestä. Sivistystoimialan toimialajohtaja on solminut sopimuksen iltapäivätoiminnasta lukuvuodelle 2018-2019, kuitenkin enintään siihen asti, kunnes markkinaoikeuden päätös on saanut lainvoiman ja minkä päätöksen täytäntöönpanon edellyttää. 

Sivistyslautakunta on kokouksessaan 14/2018 206§ saanut tiedoksi markkinaoikeuden päätöksen iltapäivätoiminnan hankintaa koskevassa asiassa. Päätöksen mukaan jo hankintamenettelyä koskeva tarjouspyyntö on ollut hankintasäännösten vastainen, joten hankintayksikön virheellinen menettely voidaan tässä tapauksessa korjata vain siten, että hankinnasta järjestetään kokonaan uusi tarjouskilpailu, jossa on otettava huomioon markkinaoikeuden päätöksessä mainitut seikat. 

Sivistystoimiala on yhdessä hankintayksikön kanssa valmistellut uudelleen perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankintaa lukuvuosille 2019-2020, 2020-2021 ja 2021-2022. Käytännössä markkinaoikeuden päätöksen täytäntöönpanoa ei ole mahdollista toteuttaa kevätlukukauden 2019 aikana eikä kesken lukuvuoden tapahtuva toiminnan muutos olisi myöskään lasten ja perheiden edun mukaista.  

Lukuvuoden 2018-2019 aikana on opetusyksiköstä toteutettu vierailut/arviointikäynnit lähes kaikkien koulujen iltapäivätoiminnan toimintayksiköissä. Käynneillä on arvioitu mm. toiminnan tarpeellisuutta, tiloja, toimintaan osallistuvien lasten määrää, järjestämistapaa, toiminta-aikaa ja toiminnan sisältöä sekä laatua. Lisäksi on toteutettu arviointikysely iltapäivätoimintaan osallistuvien lasten huoltajille ja lapsille. Kyselyn tulosten yhteenveto on osoitteessa https://www.pori.fi/sites/default/files/atoms/files/iltapaivatoiminnan_arviointikyselyn_tulokset.pdf. Vierailukäyntejä ja arviointikyselyä on hyödynnetty hankinta-asiakirjoja valmisteltaessa.  

Osa iltapäivätoiminnasta on toteutettu Porin kaupungin omana toimintana. Omaa toimintaa lisäämällä saadaan mahdollisuuksia kokeilla sivistystoimialan henkilöstön aiempaa joustavampaa käyttämistä toimialan palveluissa, joskin järjestely saattaa tarkoittaa oman vakituisen henkilöstön määrän lisääntymistä ja sen kustannusvaikutuksiin liittyy epävarmuustekijöitä.    

Iltapäivätoiminta lukuvuosina 2019-2022 toteutettaisiin seuraavasti:  

• Meri-Porin palvelualueella (Meri-Porin yhtenäiskoulu, Enäjärven koulu, Kyläsaaren koulu ja Reposaaren koulu), Ahlaisten palvelualueella (Ahlaisten koulu), Noormarkun palvelualueella (Kankaan, Söörmarkun ja Noormarkun yhtenäiskoulu) sekä Lavian palvelualueella (Lavian yhtenäiskoulu) iltapäivätoiminta järjestetään kaupungin omana toimintana.  
• Herttuan koulun iltapäivätoiminta järjestetään kaupungin omana toimintana ja sen lisäksi koululla järjestetään perusopetuslain mukaista aamupäivätoimintaa. Herttuan iltapäivätoiminnan henkilöstöä käytetään myös koko kaupunkia palvelevan ns. kesäiltistoiminnan toteuttamisessa.  
• Koivulan koulun osalta aamu- ja iltapäivätoiminta hoidetaan omana toimintana. 
• Yksityisissä kouluissa (Björneborgs Svenska Samskola, Porin Kristillinen koulu ja Steiner koulu) iltapäivätoiminta järjestetään avustusperiaatteella.  
• Muiden kaupungin koulujen iltapäivätoiminnan hankinnan osalta järjestetään kilpailutus, jonka myötä hankintasopimukset tehdään lukuvuosiksi 2019-2020, 2020-2021 ja 2021-2022 edellyttäen kuitenkin valtionosuuden saamista kunnalle, jonka Opetusministeriö vahvistaa vuosittain valtion talousarvion rajoissa (Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 1137/2003).  

Sivistystoimiala on päivittänyt Porin kaupungin perusopetuksen aamu- ja iltapäivätoiminnan toiminta- ja arviointisuunnitelma 2017 -asiakirjaa. Täsmennyksiä on tehty vakuutusturvaan, tulkkauspalveluiden käyttämiseen ja ohjaajien perehdyttämiseen sekä täydennyskoulutukseen liittyen. Lisäksi iltapäivätoiminnassa käytetään Perusopetuksen aamu- ja iltapäivätoiminnan perusteet 2011 -julkaisua. Molemmat asiakirjat ovat tämän esityksen liitteenä olevan Tarjouspyyntö koululaisten iltapäivätoiminnasta -asiakirjan liitteinä.   

Sivistystoimiala on yhdessä hankintapalveluiden kanssa päivittänyt tarjouspyyntöasiakirjat perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankkimiseen liittyen. Asiakirjan laadinnassa on huomioitu markkinaoikeuden päätöksessä mainitut seikat. Edelliseen tarjouspyyntöön kuuluneesta vapaamuotoisesta palvelukuvauksesta ja siihen liittyneestä laatuvertailusta on luovuttu. Uudessa tarjouspyyntöasiakirjassa laatuvaatimuksia on tiukennettu ja palveluntarjoajien tulee täyttää nämä vaatimukset päästäkseen mukaan tarjousvertailuun. Mikäli asetetut laatuvaatimukset täyttyvät, ratkaisee valinnan palveluntarjoajan esittämä hinta.  

Sivistyslautakunnan hyväksyttyä hankinta-asiakirjat, tarjouspyyntö julkaistaan Porin kaupungin hankintapalvelujen kautta mahdollisimman pian. Tarjouspyyntöön liittyvä tiedotustilaisuus pidetään 16. huhtikuuta. Tarjousajan päätyttyä suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten vertailu. Sivistyslautakunta päättää tarjousvertailun pohjalta tarjousten hyväksymisestä. Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään samansisältöiset kirjalliset sopimukset tarjouspyynnön ja hyväksyttyjen tarjousten pohjalta.  

Iltapäivätoiminnan hankinnan eteneminen edellä kuvatulla tavalla on tärkeää, jotta lukuvuoden 2019-2020 alusta alkaen toiminta saadaan käyntiin laadukkaasti ja lasten sekä perheiden edun mukaisesti.  Hankinta-asiakirjoista on pyydetty oikeudellisen asiantuntijan lausunto asianajaja Marja-Liisa Järviseltä.

Perustelut

Sivistyslautakunta päätti äänestyksen jälkeen 9.4.2019 käsitellessään perusopetuksen iltapäivätoiminnan kilpailutusta, että kilpailutettavaksi otetaan myös neljän sellaisen koulun iltapäivätoiminta, joita ei ollut toimialajohtajan päätösesityksessä.

Kaupunginjohtaja päätti 11.4.2019 kuntalain 92 §:n perusteella ottaa sivistyslautakunnan päätöksen 9.4.2019 § 78 perusopetuksen iltapäivätoiminnan kilpailuttamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi, koska sivistyslautakunnalle ei ennen päätöksentekoa ollut esitelty toimialalla suoritetun varhaiskasvatuksen ulkoisen auditoinnin tuloksia ja niiden vaikutusta esittelijän päätösehdotukseen asiassa, jolloin sivistyslautakunnan päätös oli tehty puutteellisen selvityksen ja esittelyn pohjalta. Edelleen kaupunginjohtaja päätti, että asia viedään kaupunginhallituksen käsittelyyn 26.4.2019.

Perustelut

Sivistyslautakunta päätti perusopetuksen iltapäivätoiminnan kilpailutuksesta kokouksessaan 9.4.2019 § 78. Kaupunginhallitus käytti asiassa otto-oikeuttaan ja päätti asiasta kokouksessaan 26.4.2019 § 206. Tämän jälkeen tarjouspyyntö julkaistiin Porin kaupungin hankintapalveluiden toimesta HILMAssa sekä Tarjouspalvelu.fi:ssä. Hankinnasta järjestettiin yleinen info-tilaisuus 21.5.2019 kello 8.00 Sivistystoimialan yhteiset palvelut -yksikössä. Lisäksi tarjoajilla on ollut mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä, joihin on vastattu kirjallisesti.

Perusopetuksen iltapäivätoiminnan kilpailutus lukuvuosille 2019–2022 päättyi 3.6.2019 kello 12.00. Tarjoukset avattiin 3.6.2019 klo 12.05. Tarjousten avauspöytäkirja on esityslistan liitteenä. Määräaikaan mennessä saapui kolme tarjousta. Tarjouksen jättivät Pilke päiväkodit Oy, Touhula varhaiskasvatus Oy ja Suomen Työväen Urheiluliitto TUL ry Satakunnan Piiri ry. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tämän jälkeen suoritettiin tarjouspyynnön mukainen pisteytys ja tarjousten vertailu. Hankintapalvelut pisteytti tarjoukset koulukohtaisesti niin, että halvin tarjoushinta saa enimmät hintapisteet ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan. Pisteet lasketaan yhden desimaalin tarkkuudella. Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Valinnat tehdään koulukohtaisesti. Tarjouksista hyväksytään siis kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset koulukohtaisesti.

Tarjousvertailut tulevat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousvertailuista. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus.

Tarjousten hintavertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmat ja siten eniten pisteitä saaneet tarjoukset koulukohtaisesti ovat:

Iltapäivätoiminnan hankinnasta päättäminen 4.6.2019 on välttämätöntä tiukan aikataulun vuoksi. Iltapäivätoiminta tulee käynnistää lukuvuoden 2019-2020 koulutyön alkaessa 8.8.2019. Mikäli päätös hankinnasta saadaan tehtyä 4.6. on toiminnan aloittaminen 8.8. vielä mahdollista. Jos päätökset venyvät, ei toiminnan aloittaminen elokuussa enää onnistu.

Perustelut

Sivistyslautakunta on päättänyt perusopetuksen iltapäivätoiminnan hankinnasta lukuvuosille 2019-2020, 2020-2021 ja 2021-2022 kokouksessaan 4.6.2019 §166. Päätöksen mukaisesti iltapäivätoimintaa on sittemmin toteutettu palveluntuottajien – Pilke Päiväkodit Oy ja TUL Satakunnan piiri ry – toimesta sekä omana toimintana. Lisäksi yksityisten koulujen iltapäivätoimintaa avustetaan.  

Hankintasopimuksen hinta on ollut kiinteästi voimassa kaksi ensimmäistä vuotta, 4.6 2021 asti. Tämän jälkeen tarjoushintaa on voitu tarkistaa sopimuksen määrittelemällä tavalla. Palveluntuottajien kanssa on sovittu hintojen korottamisesta yhdellä prosentilla lukuvuoden 2021-2022 alusta alkaen.  

Sopimukseen sisältyy varsinaisen sopimuskauden lisäksi mahdollinen optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana kuuden kuukauden (6kk) irtisanomisajalla. Sivistystoimiala on tiedustellut palveluntuottajilta halukkuutta option käyttämiselle. TUL:n Satakunnan piiri on halukas option käyttämisestä ainakin lukuvuoden 2022-2023 osalta nykyisen sopimuksen ehdoin. Piirin hallitus käsitteli asiaa kokouksessa 26.8.2021 ja päätös option käytöstä oli yksimielinen. Pilke päiväkodit Oy on myös halukas toteuttamaan iltapäivätoimintaa kaavaillun option käyttöön ottamisen mukaisesti.  

Sivistystoimiala arvio lukuvuosittain iltapäivätoimintaa huoltajille ja lapsille suunnatulla kyselyllä. Viimeisimmän kyselyn tulokset ja muuta tietoa iltapäivätoiminnasta löytyy osoitteesta www.pori.fi/iltis. Lisäksi Porin kaupungin iltapäivätoiminnan vastaavat ohjaajat tekevät arviointikäyntejä eri yksiköiden iltapäivätoiminnan ryhmiin ja iltapäivätoiminnan ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti. Sivistystoimiala arvioi, että nykyisen toimintamallin jatkaminen on perusteltua. Toimintaan on oltu tyytyväisiä, ja option käyttöönotolla varmistetaan tutun henkilökunnan pysyvyyttä sekä mahdollistetaan toiminnan edelleen kehittämistä. Toiminnan hintakehitys on ennakoitavaa. Koronapandemian vuoksi toimintojen rauhoittaminen sekä kouluilla että hallinnossa on perusteltua.