Perustelut
Tapahtumat ja tilaisuudet, jotka tapahtuma-avustuksia hakevat, ovat todella monimuotoisia: haettavat summat ja tapahtumien sisällöt vaihtelevat laajasti. Näin ollen yhtenäisen kriteeristön luominen tapahtuma-avustuksille on haasteellista. Tapahtuma-avustusten myöntämisen periaatteiden ja kriteereiden päivitystyössä on lähdetty siitä periaatteesta, että tapahtumia arvioivan työryhmän sekä viestintäjohtajan ja kaupunginhallituksen olisi entistä helpompi pyrkiä selkeään ja tasa-arvoiseen avustushakemusten arviointiin ja päätöksentekoon. Päivitetyt periaatteet ja kriteerit mukailevat nyt johdonmukaisemmin sitä, että tapahtumien kategorisointi eri vaatimusten osalta on suhteutettu haettuun avustussummaan. Jokaisen kategorian kriteerit ovat tärkeitä ja vaatimukset kasvavat samassa suhteessa haettavien avustussummien kanssa.
Jotta Porissa saadaan kokea monimuotoisia tapahtumia ympärivuotisesti, tapahtuma-avustuksia pitää jatkossakin miettiä tapauskohtaisesti. Tapahtumien vaikutukset ja lisäarvot ovat monenlaisia, mutta tärkeitä yhtä kaikki.
Tapahtuma-avutuksen myöntämisen periaatteet ja kriteerit - päivitys vuodelle 2025
Tapahtuma-avustusta voidaan myöntää Porissa järjestettävään valtakunnalliseen, kansainväliseen tai sellaiseksi pyrkivään tai muuhun kaupungin elinvoimaa ja imagoa tukevaan tapahtumaan. Avustuksia myönnettäessä huomioidaan erityisesti niin uudet kuin kehittyvät tapahtumat, sekä muuhun vuodenaikaan kuin kesään sijoittuva tapahtumat. Järjestäjänä voi olla rekisteröitynyt yhdistys tai yritys tai useita toimijoita yhdessä.
Tapahtumia arvioidaan avustussummaan ja kriteeristöön peilaten seuraavanlaisesti:
0–1 000 euroa
· Tapahtuma on eettisesti hyväksyttävä ja noudattaa Suomen lakia.
· Tapahtuma toteuttaa kaupunkistrategian porilaisia arvoja; avoimuus, rakkaus, rohkeus
· Tapahtuma on paikallinen ja tukee kaupunkilaisten hyvinvointia.
· Tapahtuma vaikuttaa positiivisesti alueen imagoon ja tuo kaupungille näkyvyyttä paikallisesti ja/tai alueellisesti.
· Vastuullisuusnäkökulmien huomioimista tapahtuman järjestämisessä arvostetaan
1 000 – 5 000 euroa
· Edelliset kriteerit sekä
· Tapahtuma tukee Tapahtumien tiekartan tavoitteita.
· Tapahtuma vahvistaa kaupungin vetovoimaisuutta ja elinvoimaisuutta.
· Tapahtuma vaikuttaa positiivisesti alueen imagoon ja tuo kaupungille näkyvyyttä alueellisesti ja/tai valtakunnallisesti.
5 000–10 000 euroa
· Edelliset kriteerit sekä,
· Alueellinen, valtakunnallinen ja kansainvälinen verkostoituminen ja yhteistyö katsotaan vahvuudeksi.
· Tapahtumassa on huomioitu sekä tapahtuman fyysinen, sosiaalinen ja/tai taloudellinen saavutettavuus
· Tapahtuma on vastuullinen, huomioi toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteet ja turvallisuusvaatimukset.
yli 10 000 euroa
· Edelliset kriteerit sekä,
· Tuo kaupungille näkyvyyttä valtakunnallisesti ja/tai kansainvälisesti.
· Tapahtuma on alueelle elinkeinopoliittisesti merkittävä.
Tapahtuma-avustuksiin liittyvät erilliset kriteerit
Tapahtuma-avustusta ei ole tarkoitettu tueksi, jolla katetaan tapahtuman kaikki kustannukset. Tällaiset avustushakemukset hylätään automaattisesti. Tapahtumalla tulee aina olla omaa rahoitusosuutta.
Tapahtuma voi saada tapahtuma-avustusta peräkkäisinä vuosina. Tällöin kuitenkin kiinnitetään erityistä huomiota tapahtuman kehitykseen vuosittain ja omarahoitusosuuden kasvuun sekä sen alueelliseen vaikuttavuuteen. Uuden avustuksen saaminen edellyttää raportointia aiemman avustuksen käytöstä.
Seurojen tai muiden toimijoiden perustoimintaan kuuluvat yksittäiset ottelut, kilpailutapahtumat, turnaukset, näytökset tai yhdistysten merkkivuosijuhlat eivät pääsääntöisesti kuulu tapahtuma-avustusten piiriin. Voidakseen saada tapahtuma-avustusta, tapahtumalla tulee olla valtakunnallista tai vähintään merkittävää alueellista vaikuttavuutta. Koko seuran järjestämä valtakunnallinen turnaus tai kilpailutapahtuma voidaan katsoa avustuskelpoiseksi tapahtumaksi. Harrastusryhmien järjestämien tai harrastetason osallistujille kohdennettujen turnausten tai kilpailutapahtumien ei pääsääntöisesti katsota kuuluvan tapahtuma-avustusten piiriin.
Tapahtuma-avustushakemuksen käsittely
Tapahtumajärjestäjän vastuulla on laatia oma avustushakemuksensa huolellisesti ja vastata kaikkiin hakemuslomakkeen kysymyksiin.
Hakemusta arvioitaessa huomiota kiinnitetään tapahtumatoiminnan suunnitelmallisuuteen, tapahtuman taloudelliseen tilanteeseen, hakijan omaan rahoitusosuuteen sekä tapahtumalle myönnettyyn muuhun rahoitukseen. Tapahtuman talouden tulee olla tasapainossa ja kirjanpidon asianmukaisesti hoidettu.
Hakemukset käsitellään viestintä- ja brändiyksikön vetämässä tapahtuma-avustuksia arvioivassa työryhmässä, jossa on myös muiden toimialojen edustus. Viestintäjohtaja tekee viranhaltijapäätöksen 0–5000 euron tapahtuma-avustuksista tapahtumia arvioivan työryhmän esityksen perusteella. Päätökset tehdään talousarviossa määritellyn tapahtuma-avustusbudjetin puitteissa. Yli 5000 euron tapahtuma-avustuksista päättää kaupunginhallitus.
Alle 5000 € tapahtuma-avustuksia myönnettiin 42 hakijalle vuonna 2024. Yli 5000 € tapahtuma-avustuksen sai 6 hakijaa.
Hakuaikataulu
Tapahtuma-avustuksia arvioidaan vuonna 2025 kolmessa arviointityöryhmän kokouksessa helmikuussa, huhtikuussa sekä syyskuussa. Haku vuodelle 2025 avataan tammikuussa 2025.
Avustuksen saajan raportointivelvollisuus
Tapahtuma-avustuksen saajan tulee raportoida avustuksen käytöstä ja tapahtuman vaikuttavuudesta viimeistään 6 kuukautta tapahtuman jälkeen. Uutta avustusta ei myönnetä ennen kuin edellisen avustuksen käytöstä on raportoitu asianmukaisesti. Avustuksen käytön raportti lähetetään hakijalle täytettäväksi tapahtuman jälkeen.
Kaupunki voi teettää tapahtuma-avustuksiin liittyen vaikuttavuustutkimuksen, johon tapahtuma-avustuksia arvioiva työryhmä valitsee tapahtumat. Tapahtumajärjestäjä sitoutuu antamaan tutkimukseen tarvittavat tiedot.
Tapahtumia voidaan arvioida myös erillisinä avustuspäätöksinä, jolloin avustuksesta päättää kaupunginhallitus.
Tapahtuma-avustusten avustuspäätökset tehdään kuitenkin aina harkinnan ja määrärahojen puitteissa.
Pöytäkirja tämän asian osalta päätetään tarkastaa heti kokouksessa.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
Kaupunginhallitus päätti tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti kokouksessa.