Kaupunginhallitus, kokous 14.4.2025

Perustelut

Taustaa

Porin kaupungin rakennetun ympäristön ja maankäytön tietojärjestelmäkokonaisuus on vanhentunut. Suuri osa järjestelmästä on 1990-luvulta ja nykyisin se koostuu usean eri toimittajan ohjelmistoista. Järjestelmää on vuosien aikana päivitetty ja täydennetty eri toimittajien yhteentoimimattomilla osatoimituksilla, jonka johdosta kokonaisuuden arkkitehtuuri on pirstaloitunut ja epästabiili sekä erittäin hankala ja kallis ylläpitää. Haastetta lisäävät lainsäädännön muutokset (Rakentamislaki ja Laki rakennetun ympäristön tietojärjestelmästä), jotka mm. edellyttävät tietojen valtakunnallista yhteentoimivuutta. Esim. kaavoituksen ja rakennusvalvonnan suunnittelu- ja lupa-aineistot on jatkossa tuotettava tietomallipohjaisina, joka edellyttää kokonaan uudenlaisia kyvykkyyksiä kaupungin tiedonhallinnalta ja tietojärjestelmiltä.

ICT-yksikön toimesta vuosina 2022–2023 tehdyssä järjestelmäselvityksessä haastateltiin n. 25 nykyisten järjestelmien tehokäyttäjää ja heidän esimiehiään kattavasti eri yksiköistä ja toiminnoista (myös Porin Vesi ja Pori Energia Oy, joiden järjestelmiä ei olla muuttamassa). Selvitystyöllä oli ohjausryhmä, johon kuului henkilöitä elinvoima- ja ympäristötoimialalta sekä tekniseltä toimialalta. Selvitystyötä syvennettiin yhdessä usean yksikön/toimintayksikön kanssa vuosina 2024–2025. Asiaa on käsitelty elinvoima- ja ympäristötoimialan ja teknisen toimialan johtoryhmissä sekä kaupungin johtoryhmässä.

Selvityksen perusteella käytössä oleva järjestelmäkokonaisuus ei vastaa kaikkia nykypäivän tarpeita. Tämä haittaa erityisesti maankäytön suunnittelun ts. kaavoituksen, infrapalveluiden, rakennusvalvonnan ja eri toimialojen jokapäiväistä työntekoa ja yhteistyötä. Lisäksi tämä hidastaa ja hankaloittaa asiakaspalvelua, lisää virheiden mahdollisuuksia ja aiheuttaa paljon päällekkäistä työtä. Osa toiminnoista hoidetaan asiakirjoja tulostamalla ja mappiin arkistoimalla tai sähköpostien ja Excel-taulukoiden avulla (mm. osa asiakaspalvelusta ja laskutustiedoista). Nykyinen järjestelmä kokonaisuus ei tue prosessimaista toimintatapaa eikä tietojen jatkojalostamista tai analysointia toimintojen kehittämiseksi. Käytössä olevat järjestelmät eivät myöskään tue kaupungin digistrategiaa eivätkä mahdollista digitaalista toiminnanohjausta, tiedolla johtamista tai ajantasaista tilannekuvaa.

Hankinnan kohde

Tiera Oy käynnisti rakennetun ympäristön ja maankäytön järjestelmän kilpailutuksen vuonna 2020. Tavoitteena oli kilpailuttaa Tieran omistaja-asiakkaiden käyttöön modulaarinen SaaS-pohjainen (Software as a Service) kokonaisratkaisu, joka yhdistää useita kunnan keskeisiä maankäytön toiminnallisia kokonaisuuksia sekä saattaa niihin liittyvän tiedonhallinnan yhden kokonaisjärjestelmän alle. Tämä sisältää mm. seuraavat kokonaisuudet: kaavoitus, kaupunkimittaus, maaomaisuuden hallinta, rakennusvalvonta, ympäristövalvonta, infrajohtamisen ja -suunnittelun toiminnot sekä tiedonhallinta. Ohjelmistokokonaisuutta kutsutaan nimellä Tiera City.

Tiera City on tietomallipohjainen ja prosessiohjattu rakennetun ympäristön ja maankäytön toiminnanohjauksen kokonaisratkaisu. Se yhdistää keskeiset rakennetun ympäristön ja maankäytön suunnittelun toiminnot ja niiden tiedonhallinnan yhden kokonaisjärjestelmän alle. Keskeisiä toimintoja ja prosesseja ohjataan toiminnanohjauksella, joka ohjaa toimintaa, parantaa tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Tietomallipohjainen maankäyttötietojen hallinta mahdollistaa siirtymisen tietosiiloista ja -saarekkeista yhtenäiseen kaupunkimallipohjaiseen tiedonhallintaan, niin kaksi- kuin kolmiulotteisesti. Tiera City integroituu lisäksi lakimuutosten edellyttämiin keskeisiin kansallisiin tietovarantoihin ja rekistereihin sekä Porin operatiivisiin tietojärjestelmiin, kuten päätöksenteko ja asianhallinta (Aapeli), taloushallinto (Sarastia) ja rakennusvalvonnan asiointikanava (Lupapiste).

Tiera City sisältää konfiguroitavat modulaariset ohjelmistot, joiden käyttöönotto tapahtuu pilvipohjaisena palveluna (SaaS). Järjestelmän modulaarisuus mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton. Hankinta koostuu toiminnallisista kokonaisuuksista: ydin-/perustoiminnoista ja lisätoiminnoista sekä Esrin ArcGIS paikkatietoteknologiasta, joka Porilla on jo käytössä.

Järjestelmän käyttöönotolla tuetaan kaupungin strategian läpileikkaavaa digitalisaatiota. Järjestelmä yhdistää rakennetun ympäristön ja maankäytön tiedot saman järjestelmän alle. Suunnittelu saadaan tietomallipohjaiseksi,  prosesseja nopeutetaan ja tehostetaan sekä työskentely pohjautuu toiminnanohjaukseen, joka parantaa tiedolla johtamista. Järjestelmän käyttöönotolla varaudutaan myös kaupungin tuleviin kehitystarpeisiin sekä lainsäädännön muutosten tuomiin uusiin vaatimuksiin.

Rakennetun ympäristön ja maankäytön tietojärjestelmän Tiera Cityn hankinta, hinnoittelu ja käyttöönotto Porissa

Tiera Oy on kilpailuttanut edellä mainitun Tiera City -kokonaisuuden.  Tiera on Porin kaupungin osaksi omistama sidosyksikkö. Pori käyttää Tierassa määräysvaltaa hankintalain 15 §:ssä tarkoitetulla ja markkinaoikeuden päätöksellään MAO:154/2024 täsmentämällä tavalla. Porin kaupunki on 17.12.2024 valtuuttanut hallitusjäsen Tiina Granqvistin toimimaan Lahden ja Porin kaupunkien yhteisedustajana Tieran Oy:n hallituksessa. Valtuutuksen jälkeen Porin kaupunki on pitänyt säännöllisesti yhteyttä hallitusedustajaansa ja hänen avullaan käyttänyt järjestelmällisesti päätösvaltaa Tieran strategisiin tavoitteisiin ja yhtiön hallituksen tärkeisiin päätöksiin.

Tieran hallintosäännön mukaan hankintalainsäädännön edellyttämää hankintayksiköiden määräysvaltaa yhtiön strategisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin toteutetaan myös ohjausryhmien kautta. Hallintosäännön mukaan hallituksen tulee noudattaa ohjausryhmien ohjeita ja päätöksiä sekä saada määritellyille päätöksilleen ohjausryhmien puolto. Porin kaupunki on osallistunut yhtiön ohjaamiseen aktiivisesti ohjausryhmien kautta. Porin kaupungin tietohallintojohtaja kuuluu Tieran ICT-ohjausryhmään, henkilöstöpalveluiden johtamisen asiantuntija Johtaminen ja talous -ohjausryhmään, asiakirjahallinnon päällikkö Tietohallinto ja digitalisaatio -ohjausryhmään, sivistystoimialan erityisasiantuntija Opetuksen ja kasvatuksen ohjausryhmään sekä teknisen toimen tilayksikön päällikkö SmartCity-ohjausryhmään.

Tiera City -kokonaisuuden hankinnan arvo on 460 000 euroa/v (ALV 0 %). Käyttöönottovaiheen kustannukset ovat vuosille 2025–2027 yhteensä arviolta 500 000 euroa (sisältäen käyttöönoton kustannukset ja projektinhallinnan). Kokonaiskustannukset sisältävät datakonversiot, käyttöönotot, koulutukset sekä tarvittavat integraatiot. Sopimus on määräaikainen, viisi vuotta, jonka jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa 12 kuukauden irtisanomisajalla.

Projekti käynnistetään loppukeväällä 2025. Nykyjärjestelmien data-aineistojen konvertointityö aloitetaan syksyllä 2025 ja uusien sovellusten käyttöönotto toteutetaan vaiheittain vuoden 2026 alusta alkaen. Vanhojen järjestelmien alasajo tehdään sitä mukaa kun moduulikohtaiset konvertoinnit vanhoista järjestelmistä ja koulutukset edistyvät ja integraatiot esim. asianhallintaan ja taloushallintoon otetaan käyttöön. Uuden järjestelmän käyttöönotto ja vanhojen järjestelmien alasajo on suunnitelman mukaan valmis vuoden 2027 lopussa.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää, että Porin kaupunki hankkii Tiera City -kokonaisuuden hyväksymällä liitteenä olevat sopimukset. Lisäksi kaupunginhallitus valtuuttaa tietohallintojohtajan tekemään tarvittaessa teknisiä ja vähäisiä muutoksia liitteenä oleviin sopimusasiakirjoihin sekä allekirjoittamaan tilaus- ja sopimusasiakirjat.

Pöytäkirja tarkastetaan tämän asiakohdan osalta heti kokouksessa.