Perustelut
Porin kaupunki on ottanut käyttöönsä asianhallintajärjestelmä Aapelin vuoden 2019 alusta lukien. Käyttöönotto perustuu kaupunginhallituksen 21.8.2017 § 530 tekemään päätökseen hankkia asianhallintaratkaisu Kuntien Tiera Oy:ltä.
Käyttöönoton myötä toimielinten kokousten esityslistat ja muu valmisteluaineisto on siirretty asianhallintajärjestelmään, jonka käyttäjiksi myös luottamushenkilöt liitetään.
Järjestelmän käyttö näyttäytyy toimielinten ja luottamushenkilöiden toiminnassa mm. seuraavasti:
- Luottamushenkilöt lukevat esityslistat Aapelin sähköisestä kokousympäristöstä.
- Toimielinten kokousten tiedot ja kokouksen kulku hallinnoidaan sähköisessä järjestelmässä.
- Lähtökohtana on, että luottamushenkilöt kirjautuvat itse järjestelmään ja ilmoittavat puheenvuoropyyntönsä järjestelmän kautta.
- Äänestysmenettely hallinnoidaan järjestelmän avulla.
Kaupungin ICT-yksikkö järjestää toimielimille koulutuksen sähköisen kokoustyötilan käytöstä. Luottamushenkilöiden osallistuminen koulutukseen on välttämätöntä käyttäjätunnusten saamiseksi ja toimielintyöskentelyyn osallistumiseksi. Toimielinten osallistumisesta Aapeli-koulutukseen maksetaan hallintosäännön 18 luvun mukaiset palkkiot ja korvaukset luottamustoimen hoitamisesta.
Vanhusneuvoston Aapeli-koulutus järjestettiin 17.3.2022. Niiden neuvoston jäsenten ja varajäsenten, jotka eivät ole osallistuneet koulutukseen varsinaisena koulutuspäivänä, edellytetään osallistuvan jompaan kumpaan alla mainituista lisäkoulutuspäivistä:
23.3.2022 klo 13.00 – 14.30
24.3.2022 klo 14.00 – 15.30
Näiden koulutusten myötä vanhusneuvoston jäsenillä katsotaan olevan riittävät valmiudet Aapelin käyttöönottamiseksi. Koulutuksen jälkeen vanhusneuvoston yhteydenpito toimii asianhallintajärjstelmä Aapelin sekä pori.fi -tunnusten avulla.
Ehdotus
Esittelijä
-
Britta Raitala, britta.raitala@pori.fi
Vanhusneuvosto päättää:
- merkitä tiedoksi Aapeli-koulutuksen aikataulun,
- maksaa hallintosäännön 18 luvun mukaisen palkkion koulutukseen osallistumisesta sekä,
- vanhusneuvoston jäsenet ja varajäsenet osallistuvat käyttöönottokoulutukseen.
Päätös
Vanhusneuvosto päätti:
- merkitä tiedoksi Aapeli-koulutuksen aikataulun,
- maksaa hallintosäännön 18 luvun mukaisen palkkion koulutukseen osallistumisesta sekä,
- että, otetaan yhteys henkilöihin, jotka eivät osallistu kuluvan viikon aikana koulutuksiin ja selvitetään, miten työskentelyyn ja kokouksiin voi osallistua ilman koulutusta.