Perustelut
Päätöksen perustelut
Porin kaupungin Enterprise Agreement -sopimuksella (EA) ja Enrollment for Education Solutions -sopimuksella (EES) tarkoitetaan Microsoftin kanssa tehtäviä kolmevuotisia lisenssien vakiointisopimuksia.
Porin kaupungilla on ollut kolmevuotinen Microsoftin Enterprise Agreement (EA) ja Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) -sopimukset voimassa viiteen eri otteeseen vuosien 2004–2023 välillä. Sopimus sisältää kolmen vuoden ylläpidon ja sinä aikana tulleiden versioiden käyttöoikeuden sopimuksen kattavuuden mukaisesti.
EA-sopimus kattaa kaupungin hallintokäytössä olevat työasemat, niiden Microsoft-ohjelmistot ja muut erikseen sovittavat Microsoft-tuotteet. Sivistystoimialan opetuskäytössä on edullisemmin hinnoiteltu "koulu"-lisenssisopimus (EES-sopimus). Voimassa oleva lisenssisopimus on ns. vuokramalli eli ohjelmistojen käyttöoikeus päättyy, ellei sopimusta uusita tai korvata toisella lisenssisopimuksella.
Porin kaupunki on liittynyt Hanselin voimassa olevaan puitesopimukseen Microsoft-käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelut 2020–2023 (2024) II, jolloin lisenssien hinnat määräytyvät tämän sopimuksen mukaisesti eikä niitä tarvitse erikseen kilpailuttaa. Hanselin sopimuksessa on käytössä optiokausi vuodelle 2024. Crayon Oy toimii Microsoftin sopimuskumppanina.
Nykyisten EA- ja ESS-sopimusten kolmivuotiset sopimuskaudet päättyvät 31.1.2024.
Porin kaupungin ICT-yksikkö on neuvotellut Microsoftin ja Crayon Oy:n kanssa sekä tehnyt laskelmia eri lisensointivaihtoehdoista ja vaihtoehtomalleja teknisistä toteutusmahdollisuuksista. Porin kaupungin ICT-yksikkö hoitaa sopimuksen uusinnan ja sopimusdokumentaation yhdessä Crayon Oy:n ja Microsoftin kanssa.
Sopimuskauden todelliset kustannukset tarkentuvat käytettyjen lisenssimäärien mukaisesti kunakin vuonna tehdyn True-up-laskennan mukaisesti.
Nykyisten EA- ja EES-sopimusten rinnalla käytetään tarvittaessa Microsoftin CSP sopimusmallia (Cloud Solution Provider), joka mahdollistaa joustavan Microsoft lisenssien hankinnan kuukausilaskutuksella määräaikaisille työntekijöille kuten esim. kesätyöntekijöille.
Microsoft tarjoaa useita erilaisia lisenssipaketteja, jotka vaihtelevat toiminnallisuuksiltaan ja hinnoiltaan.
Alla on yleinen kuvaus kustakin eri lisenssitasosta.
E3- ja E5-lisenssit
E3-lisenssiä tai E5-lisenssiä tarvitsevat yleensä henkilöt, joiden työhön kuuluu olennaisena osana toimisto-ohjelmien (Word, Excel, PowerPoint jne.) käyttäminen. E3- ja E5-lisenssiin sisältyy toimisto-ohjelmien ja Outlookin työpöytäsovellukset. Lisäksi E5-lisenssiin sisältyy PowerBI-lisenssi. Jos käyttäjällä on esim. E3-lisenssi, niin PowerBI-lisenssi voidaan tarvittaessa hankkia erillisenä tilauksena.
E1-lisenssit
E1-lisessi annetaan henkilölle, jolla työnkuvaan ei kuulu olennaisena osana toimistosovellusten käyttö. E1-lisenssin haltija voi käyttää toimistosovelluksia web-sovelluksen kautta (https://portal.office.com). Tähän ei sisälly työpöytäsovellusten käyttö. Outlookin, Wordin, Excelin ja PowerPointin Web-sovelluksista löytyy peruskäyttöön kaikki tarvittavat toiminnot. E1-lisenssillä voi muokata vain pilvessä olevia tiedostoja.
F3-lisenssit
F3-lisenssi soveltuu käyttäjälle, jolla ei välttämättä ole käytössä työnantajan tarjoamaa työasemaa, ja käyttö painottuu esimerkiksi sähköpostin tai intran lukemiseen. F3-lisenssi mahdollistaa kuitenkin toimistosovellusten käyttämisen web-sovelluksena, kuten E1-lisensissäkin. F3-lisenssillä voi muokata vain pilvessä olevia tiedostoja
Esitys
Sopimusuusinnan yhteydessä päivitetään nykyiset M365 E3 -lisenssit M365 E5 -lisensseiksi ja hankitaan lisäksi F1 ja F3-lisenssimalleihin M365 F5 Security + Compliance -lisenssejä.
M365 E5 -lisenssit tarjoavat laajemmat toiminnallisuudet, kattavamman tietoturvan ja lisäominaisuuksia, jotka tukevat Porin kaupungin kasvavia tietoturva tarpeita. M365 F5 Security + Compliance -lisenssit täydentävät nykyistä tietoturvaa ja noudattamista tarjoamalla lisätyökaluja ja -ominaisuuksia, jotka auttavat suojaamaan ja hallinnoimaan dataa entistä tehokkaammin. Nykyiset F1- ja F3-lisenssit säilytetään jatkossakin käyttötarkoitustensa vuoksi.
Porin kaupungin ICT-yksikön asiantuntija-arvion perusteella EA/EES-sopimusten jatko on tällä hetkellä kokonaistaloudellisin tapa Microsoft lisenssien hankintaan.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Inna, kaupunginjohtaja, lauri.inna@pori.fi
Kaupunginhallitus päättää valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan Microsoft 365 -sopimusuusinnan Porin kaupungin puolesta Crayon Oy:n kanssa.
Sopimuksen alkamispäivämäärä on 1.2.2024.
Hankinta maksetaan IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 ja vuosien 2023–2027 käyttötalouden menoista.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.