Kaupunginhallitus, kokous 13.6.2022

Perustelut

Useat valtuutetut, ensimmäinen allekirjoittaja Viliina Välimäki jättivät kaupunginvaltuuston kokouksessa seuraavan valtuustoaloitteen:

"Porin kaupungin laadittava digitalisaatioon strategia

Digitalisaation lisääntyessä ja kehittyessä myös Porin kaupungin tulee kyetä muuntumaan, kehittymään ja ottamaan digitalisaatiosta ns. kaikki hyöty irti. Digitalisoituvassa maailmassa ei voi “seilata” ilman selkeää päämäärää jäämättä muiden kehittyvien kuntien varjoon. Digitalisaatiosta hyötyy ihan jokainen kuntalainen ihan arkipäiväisistä asioista kuten palveluiden saatavuudesta ja saavutettavuudesta lähtien. Digitalisaation panostaminen on tärkeää myös etenkin kunnan elinvoimapolitiikan näkökulmasta kun kilpaillaan esimerkiksi
kansainvälisistä yrityksistä.

Eri toimialoilla tehdään paljon digitalisaatioon liittyvää työtä, mutta yhteinen kokonaisuus ei ole täysin kenenkään hallussa. Jotta Pori tulee digitalisaatiossa parhaalla mahdollisella tavalla onnistumaan, tarvitaan digitalisaatioon oma strategia ja suunnitelma. Kun määrittelemme yhteiset periaatteet: miten digitalisaatiota konkreettisesti edistetään, kuka digitalisaation edistämistyötä johtaa, mitkä ovat digitalisaation mitattavat tavoitteet sekä miten niitä mitataan, muodostuu selkeä kokonaiskuva ja kaupungin yhtenäinen tahtotila. Digistrategia ei saa olla vain ICT-yksikön asia, vaan sen tulee koskea jokaista toimialaa.

Digitalisaation myötä työntekeminen ja työprosessit ovat muuttaneet muotoaan. Yhteiskunta on tällä hetkellä erilainen kuin muutama kymmen vuotta sitten. Porin kaupungin tulisi reagoida muutokseen ja uudistaa työntekemisen tapoja määrätietoisesti. Digistrategian
tueksi olisi hyödyllistä laatia vuosittain päivitettävä toteutussuunnitelma, josta selviää mitä tehtäviä ja työnkuvia/työprosesseja uudistetaan tai automatisoidaan ja miten näiden vaikutuksia arvioidaan.

Strategiaa ja suunnitelmaa olisi aiheellista päivittää riittävän usein, jotta kyettäisiin reagoimaan, löytämään uusia digitalisoitavia kohteita ja ohjaamaan niihin kehitysrahaa sekä hakemaan hankerahoituksia. Digitalisoitavien kohteiden pitkäaikaisia taloudellisia ja
toiminnallisia hyötyjä olisi tärkeä arvioida jatkuvasti.

Esitämme, että Porin kaupunki laatii digitalisaatioon oman strategian, joka määrittelee kaupungin digitalisaation periaatteet. Esitämme lisäksi, että strategian oheen tulee laatia suunnitelma, jossa selvitetään miten tehtäviä ja työnkuvia voidaan digitalisaation avulla uudistaa tai automatisoida.

Viliina Välimäki

Jussi Ihamäki

Mikko Pakkasela

Juha Joutsenlahti

Mikael Ropo

Heikki Santavuo

Henna Kyhä

Hanna Raitakari

Nelly Pitkänen"

Perustelut

Kaupunginhallitus on pyytänyt elinvoima- ja ympäristölautakunnalta lausunnon valtuustoaloitteeseen, joka koskee digitalisaatio strategiaa laadittavaksi Porin kaupungille.

Valtuustoaloite on erittäin ajankohtainen, koska digitalisaatio on yhä enemmän läsnä kaikessa toiminnassa. Viimeisen vuosikymmenen aikana tietotekniikka ja digitaliset työvälineet on otettu käyttöön käytännössä kaikilla kuntien toimintasektoreilla.

Mitä digitalisaatio sitten tarkemmin on? Digitalisaatiota on esimerkiksi sähköiset kokous työnkalut, sähköinen allekirjoitus, sähköinen arkisto, sosiaalinen media, analytiikkatyökalut, pilviratkaisut, internet of things, robotiikka ja tekoäly ovat esimerkkejä digitalisaatiota, jotka mullistavat yhä kiihtyvällä tahdilla kuntien työntekijöiden arkea. Digitalisaatiossa yksittäiset teknologiat eivät ole välttämättä kovin merkittävä seikka. Kuitenkin usean eri teknologian hyödyntäminen yhden ja saman tavoitteen saavuttamiseksi voi olla hyvinkin merkittävää. Kaikki tulevaisuuden kehittämishaasteet liittyvät käytännössä jollain tavalla digitalisaatioon ja tästä johtuen valtuustoaloitteessa esitetty digistrategia olisi erinomainen työkalu johtaa sekä viedä eteenpäin digitalisaatiota.

Kuntaministeri Sirpa Paatero on tuonut valtiovarainministeriön sivuilla julkaistussa artikkelissa 24.3.2022 esille, että Digitaitava kunta on hyvinvoiva kunta. Artikkelin mukaan “lähes jokainen meistä on päivittäin tekemisissä digitaalisten palvelujen ja välineiden kanssa. Monille meistä digitaaliset palvelut näyttäytyvät arjen pelastajina, kun asiointi verkossa säästää aikaa ja vaivaa asioinnilta paikalla. Samalla toiset kuitenkin kamppailevat samojen asioiden parissa eivätkä koe selviävänsä yksin edes perustoiminnoista. Siinä missä digitaaliset palvelut mahdollistavat toisille sujuvan arjen, voi se toisille tuntua mahdottomalta.”

Edellä mainittu artikkeli tuo erittäin hyvin esille sen asian, että kuntiin tarvitaan strategia ja osaajia, jotka tuntevat riittävällä tasolla teknologiaa, kaupungin strategisia päämääriä, mutta tuntevat myös käytännön toimintaprosesseja. Porin kaupunki on lähtenyt jo kouluttamaan digitalisaation osaajia yhdessä Satakunnan ammattikorkeakoulun kanssa Digiakatemia nimellä kutsuttavassa koulutuskokonaisuudessa. Kyseisen hankkeen laajentamiseen on lisäksi haettu valtionvarainministeriön digirahaa keväällä 2022. Koulutuksen tarkoituksena on kouluttaa osaajia, jotka pystyvät arvioimaan digitalisaatiokohteita digitalisaatiopotentiaalin näkökulmasta ja mahdollisuuksien mukaan myös organisaation eri toimijoiden näkökulmasta. Lisäksi he pystyvät olemaan keskustelussa mukana, kun mietitään kuntalaisten arkipäivän palveluiden digitalisoimista ja miten palvelut tulisi palvelumuotoilulla sekä viestiä muutoksesta kuntalaisille. 

Porin kaupungissa digitalisaatio on tunnistettu yhdeksi tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi. Kaupunki on tehnyt laajasti töitä digitalisaation eteen jo pidemmällä aikavälillä, josta hyvä esimerkki on edellä mainittu Digiakatemia. Porin kaupungin digitalisaation eri näkökulmien käyttökohteita ovat esimerkiksi ohjelmistorobotiikka ja sähköiset kokousjärjestelmät. Lisäksi paikkatietoja on hyödynnetty palveluiden suunnittelussa, ostolaskudata on saatettu avoimeksi ja tiedolla johtamisen kokonaisuutta on kehitetty kokonaisvaltaisesti. Verkossa on kuntalaisille tarjolla monenlaisia palveluita mm. ilmoituksia (jätehuolto, ympäristövalvonta, vesimittari, kansalaisopisto, värikylpy, uimakoulu), varauksia (liikunta- tai muut tilat), avustushakemuksia, lupahakemuksia (rakentaminen, alueiden ja maankäyttö), työtilauksia, oikaisuvaatimuksia, tonttihakuja. Kouluissa ja päiväkodeissa tiedotus ja vuorovaikutus huoltajien kanssa hoidetaan sähköisesti. Oppilaille neljännestä luokasta ylöspäin on jaettu Chromebookit, jotta kouluissa voidaan käyttää laajasti opetuksessa digitaalisia menetelmiä. Terveys- ja sosiaalipalveluissa on digitaalisuus huomattu tärkeäksi avuksi mm. korona – ja influenssarokotusten ajanvaraus kokonaisuuksien hallinnassa, varattujen aikojen muistuttamisissa ja hoitotarvikkeiden tilaamisessa. Pori on myös käyttänyt karttapalvelujaan luovasti esim. liikuntapaikkojen sovelluksella, bussien kulkemisen seuraaminen, (leikki)puistojen ja ulkoreittien karttasovelluksilla. Kirjaston palveluluita on voinut pitkään käyttää verkosta uusimalla lainojaan, varaamalla aineistoa ja tutustumalla kirjaston valikoimaan. E-kirjojakin on tarjolla.

Porin kaupungin juuri uusitussa strategiassa 2030 digitalisaatio on yhtenä läpileikkaavana teemana. Strategian mukaan: Hyödynnämme digitalisaation mahdollistamien palveluinnovaatioiden kehittämisen ja tarjoamme asiakkaillemme sujuvan ja saavutettavan digitaalisen palvelukokonaisuuden. Täydennämme ja parannamme palveluprosesseja automatisoinnin ja robotiikan avulla. Johdamme Poria ajantasaisen tiedon pohjalta. Tiedon ja analytiikan avulla pystymme ennakoimaan asiakkaiden palveluntarpeita ja tekemään oikea-aikaisia toimenpiteitä palvelujen parantamiseksi. Lisäksi pystymme seuraamaan tehtyjen päätösten, toimenpiteiden ja palvelujen vaikuttavuutta sekä optimoimaan tarkemmin resursseja. Laadimme ja toteutamme digiohjelmaa ja panostamme henkilöstön digiosaamiseen. Pori toimii ketteränä digitaalisena kehittäjänä sekä aktiivisena verkostotoimijana laajemmissa kuntien digitalisaatioon liittyvissä kehittämishankkeissa. Kansallisesti ja kansainvälisesti Pori on digitaalisten palvelujen ja mallien kehittäjänä kokoaan suurempi toimija.

Aloitteessa esitetty digistrategia olisi hyvä työkalu ja digitalisaation eteenpäin viemiseksi sekä antaisi paremmat mahdollisuudet keskustella asioista koko organisaation laajuisesti. Aloitteessakin tuotiin esille, että digitalisaatio ei ole vain ICT:n asia vaan se on koko organisaation asia.

Elinvoima- ja ympäristölautakunta esittää, että Porin kaupungille laaditaan omana työnä digitalisaatiostrategia syksyn 2022 aikana. Digistrategia tavoitteineen määrittelisi ja ohjaisi digitalisaatioon asetettavia resursseja.  Strategia turvaisi kontrolloidun ja jatkuvan digitalisaation kehittämisen Porin kaupungin organisaatiossa. Digitalisaatiostrategian laatimisen yhteydessä käsitellään uudelleen kaupunginjohtajan asettama ohjelmistorobotiikka-työryhmä ja laajennetaan se koskemaan digitalisaatiota sekä tarkennetaan työryhmän osallistujat ja sisältö.