Perustelut
Hankintaoikaisuvaatimus alkusammutusvälineet, tarkastus- ja huoltopalvelut
Porin kaupungin kirjaamoon on saapunut Porin Sammutinhuolto Ky:n 23.1.2024 päivätty hankintaoikaisuvaatimus hankintapäällikön viranhaltijapäätökseen § 1 / 16.01.2024 alkusammutusvälineiden tarkastus- ja huoltopalveluiden hankintaa koskevassa asiassa.
Porin Sammutinhuolto Ky vaatii, että voittaneen Presto Oy:n tarjous hylätään kokonaisuudeltaan seuraavista syistä:
- tarjous on liian halpa
- tarjous on pisteytykseltään ja hinnoiltaan epärealistien
- tarjous on kilpailutuksen idean vastainen
- tarjous on Lain 1397/2016 kohdan 2§ tarkoituksenmukaisuuden vastainen.
Hankinnan taustaa
Hankintapäätös koski Porin kaupungin ja hankintapalvelujen yhteistoimintatahojen tarpeisiin hankittavia alkusammutusvälineitä, tarkastus- ja huoltopalveluita.
- Alkusammutusvälineet (mm. jauhe-, hiilidioksidi- ja nestesammuttimet, vaahtosammuttimet, sammutuspeitteet, tulityökärryt jne.)
- Huoltopalvelut (tarkastukset, huollot, täytöt ja koeistukset). Huoltopalvelut käsittäen myös jo käytössä olevien sammuttimien huollot.
Hankinta kilpailutettiin ajalle 2.1.2024 - 31.12.2025. Tarjouspyyntöön sisältyi yksi mahdollinen optiovuosi. Sopimukselle valittiin yksi toimittaja.
Hankintaa valmisteltiin Porin teknisen toimialan sekä mukana olevien yhteistoimintatahojen edustajien kanssa.
Hankinta oli kansallisen kynnysarvon alittava. Hankinnasta julkaistiin kansallinen hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi/Pori -portaalin kautta Hilmassa 30.11.2023. Tarjousaika päättyi 20.12.2023 klo 12.00. Hankintamenettely oli avoin. Osatarjouksia ei hyväksytty.
Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat: PK Sammutinhuolto Oy, Porin Sammutinhuolto Ky sekä Presto Oy.
Kelpoisuusvertailun perusteella todettiin, että kaikki saadut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
Porin Sammutinhuolto Ky:n perustelut hankintaoikaisuvaatimukselle
Tarjouksessa Presto Oy:n (jäljempänä pelkkä Presto) ilmoittamat hinnat tietyille huolloille ja tarkastuksille (merkitty liitteessä punaisella kynällä sivulla 10 ja 11) “Alkusammuttimien tarkastus- ja huoltopalvelut” kohdassa ovat aivan liian alhaiset. Presto tietää, että näitä tiettyjä ei mene paljoa, joten esimerkiksi näiden myyminen 2,90e tai 1,50e hintaan (merkitty liitteessä punaisella kynällä sivulla 10 ja 11) on pelkkää tarjouksen lopullisen hinnan pisteytyksen manipulointia jolla on saatu yleisimipien tarkastusten hinnat (sammuttimet 11,90 ja pikapalopostit 24,90) laahattua erittäin korkeaksi.
Toisena esimerkkinä: Miten voi 6L kalvovaahtosammuttimen huolto olla viisi kertaa kalliiimpi kuin isomman ja työläämmän 9L kalvovaahtosammuttimen huolto.
Meidän tietojemme mukaan Prestolla ei ole Porissa TUKES:in hyväksymää huoltopistettä, ainoastaan varasto joka on ainoastaan sopimuksesta avoinna. Huolto / koeponnistuspisteen puuttuminen asettaa kyseenalaiseksi myös Preston koeponnistusten suorittamisen joka oli yksi avain kriteereistä tarjousta jätettäessä. Suosittelemmekin Porin Kaupunkia tarkastamaan, kuinka monta koeponnistusta Presto on laskuttanut edellisellä toimikaudellaan 2018-2020 verrattuna uusien myymiseen, joka antaa kuvaa siitä millä todennäköisyydellä Presto vie isolla vaivalla Turkuun tai muualle sammuttimia koeponnistukseen kun vaihtoehtona on pienellä vaivalla Prestolle mutta suurella kustannuksella Porin Kaupungille ja asukkaille vaihtaa vain uusi sammutin tilalle.
Preston tarjouksessa sammuttimen tarkastuksen hinnaksi on merkitty 11,90e joka on tähtitieteellinen verrattuna yleisesti alan vastaaviin sekä jättimäinen verrattuna varsinkin Porin Sammutinhuollon 6,50e.Porin Kaupungilla on tuohon 11,90 hintaiseen kategoriaan osuvia käsisammuttimia noin 1000 kappaletta, joiden tarkastuksen hinta olisi siis Prestolla 11 900e verrattuna Porin Sammutinhuollon 6500e joka on hintana HUOMATTAVASTI halvempi.
Kaiken lisäksi Presto on pikapalopostien tarkastuksen ja koeponnistuksen hinnat kääntänyt täysin päälaelleen (merkitty liitteessä punaisella kynällä sivulla 11 ja 12). Normaali pikapalopostin tarkastustyö on huomattavasti useammin suoritettava ja paljon helpompi työ kuin harvemmin ja raskaammin suoritettava pikapalopostin koeponnistus. Mielestämme on erittäin epärehellistä laittaa tarkastukselle hinnaksi 24,90e (joka on muutenkin alalla epätavallisen korkea hinta tästä työstä) ja koeponnistukselle hinnaksi 9,90e. Kaikki alalla työskentelevät tietävät että tarkastuksia pikapaloposteille on HUOMATTAVASTI enemmän kuin koeponnistuksia eikä koeponnistuksen tekeminen halvemmalla kuin tarkastuksen ole mitenkään mahdollista todellisuudessa. Kuitenkin nämä hinnat toisinpäin kääntämällä Presto laskuttaa huomattavasti enemmän rahaa Porin Kaupungilta, samalla kuitenkin saaden saman pienen pisteytyksen.
Presto Oy:n kuuleminen ja lausunto
Hankintapalvelut on kuullut hankintapäätöksessä sopimustoimittajaksi valittua Presto Oy:tä hankintaoikaisuvaatimuksen tekijän vaatimuksista.
Presto Oy on vastineessaan lausunut seuraavaa
Presto esittää vastineet Porin sammutinhuollon hankintaoikaisuvaatimuksen sisältöön alla. Vastineen lopussa on lisäksi Preston yhteenveto.
Liian alhaiset hinnat:
Porin Sammutinhuolto mainitsee, että tietyt Preston tarjoamat palvelut ovat hinnaltaan liian alhaisia, esimerkiksi 2,90e tai 1,50e. Porin Sammutinhuolto jättää hankintaoikaisuvaatimuksessaan mainitsematta sen, että heidän omassa tarjouksessaan palveluita on hinnoiteltu siten, että hinnat ovat heidän hankintaoikaisuvaatimuksensa mukaan liian alhaisia. Esimerkiksi:
22. TARKASTUS, Kalvovaahtosammutin 9L, 2,80 EUR
23. TARKASTUS, Litiumsammutin 6kg, 2,80 EUR
24. TARKASTUS, Metallipaloihin soveltuva sammutin, 2,80 EUR
Presto ajattelee yhteistyötä asiakkaan kanssa kokonaisuutena, jossa yksittäisen tuotteen tai palvelun osuus kokonaisuudesta muodostuu yleensä pieneksi. Presto sitoutuu toimittamaan palvelut tilaajalle tarjouksen mukaisella hinnalla osana kokonaisuutta ja toteaa, ettei hinta ole liian alhainen.
Liian korkeat hinnat:
Kyseisen palvelun hinnoittelun kyseenalaistaminen on hankintaoikaisuvaatimuksen laatijalta mahdollisesti aiheetonta, ottaen huomioon, että Porin Sammutinhuolto on omassa tarjouksessaan hinnoitellut kyseisen 6L kalvovaahtosammuttimen huollon (22,00 EUR) noin 2,5-kertaiseksi 9L kalvovaahtosammuttimen huollon hintaan nähden (8,97 EUR).
Presto ajattelee yhteistyötä asiakkaan kanssa kokonaisuutena, jossa yksittäisen tuotteen tai palvelun hinnan osuus kokonaisuudesta muodostuu yleensä pieneksi. Presto sitoutuu toimittamaan palvelun tilaajalle tarjouksen mukaisella hinnalla.
Prestolla ei TUKES:in hyväksymää huoltopistettä Porissa:
Presto on alansa suurin toimija Suomessa. Prestolla on Suomessa noin kymmenen TUKES:in hyväksymää huoltopistettä, joista yksi sijaitsee Porissa. Tarjouspyynnössä ei ole Preston tulkinnan mukaan korostettu käsisammuttimien koeponnistusta ”avainkriteerinä” Porin Sammutinhuollon mainitsemalla tavalla, vaan se on yksi tarjouksen osa-alue muiden palveluiden tavoin.
Presto on vastuullinen toimija ja haluamme huomioida ympäristöarvot myös osana toimintaamme niin hyvin kuin mahdollista. Keskustelemme mielellämme asiakkaidemme kanssa vaihtoehdoista, joilla ympäristöön kohdistuvaa kuormitusta voidaan yhdessä minimoida.
Liian korkeat hinnat:
Presto toteaa yleisellä tasolla, että toimittajat laativat tarjouksensa haluamallaan tavalla, tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset huomioiden. Porin Kaupungin tarjouspyynnössä toimittajilta pyydettiin hinnat 27 tuotteelle/palvelulle. Jos verrataan Preston ja Porin Sammutinhuollon tarjouksia yksittäisten tuotteiden/palveluiden hinnan osalta:
• 16 tuotteen/palvelun osalta Presto oli edullisempi kuin Porin Sammutinhuolto
• 10 tuotteen/palvelun osalta Porin Sammutinhuolto oli edullisempi kuin Presto
• 1 tuotteen/palvelun osalta Presto ja Porin Sammutinhuolto olivat samanhintaisia
Porin Sammutinhuolto kritisoi hankintaoikaisuvaatimuksessaan Preston hintoja osittain liian alhaisiksi ja osittain liian korkeiksi. Presto ajattelee yhteistyötä asiakkaan kanssa kokonaisuutena, jossa yksittäisen tuotteen tai palvelun osuus kokonaisuudesta muodostuu yleensä pieneksi. Presto sitoutuu toimittamaan tuotteet ja palvelut tilaajalle tarjouksen mukaisella hinnalla. Preston käsityksen mukaan tarjottu tarkastuksen hinta ei ole epäsuhdassa sopimuksen kokonaisuuteen tai yleiseen markkinahinnoitteluun.
Pikapalopostien tarkastus- ja huoltovälit:
Tilaajan tarjouspyynnön sivulla 9 on mainittu vaatimukset pikapalopostien tarkastus- ja huoltoväleille:
Pikapalopostien tarkastus- ja huoltovälit tehtävä voimassa olevien säännösten mukaisesti.
Pikapalopostit täytyy tarkastaa vuoden (1) välein ja koeponnistaa viiden (5) vuoden välein pikapalopostien huoltostandardin SFS-EN 671-3 mukaisesti.
Presto on tarjonnut pikapalopostien tarkastukset ja koeponnistukset tilaajan tarjouspyynnössä mainittujen vaatimusten mukaisesti siten, että pikapalopostit tarkastetaan vuoden (1) välein ja koeponnistetaan viiden (5) vuoden välein. Nämä tilaajan tarjouspyynnössä mainitut tarkastus- ja huoltovälit ovat täysin pikapalopostien huoltostandardin SFS-EN 671-3 mukaiset. Presto sitoutuu toimittamaan palvelut tilaajalle tarjouksen mukaisella hinnalla ja tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti.
Yhteenveto:
Presto kunnioittaa tilaajan laatiman tarjouspyynnön rakennetta ja sitoutuu kaikkiin tarjouspyynnön ehtoihin ja tarjouksen hintoihin. Toteamme myös, että toimittajilla on halutessaan ollut mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä tilaajalle, jos tarjouspyynnön sisältö, vaatimukset, ehdot tai rakenne ovat herättäneet toimittajassa epävarmuutta ennen tarjouksen jättöä.
Presto on laatinut tarjouksen huolellisesti huomioiden tarjouspyynnössä esitetyt tiedot. Preston tarjous täyttää tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset ja on hankinnan kohteen kriteerien mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Vaadimme Porin Sammutinhuollon hankintaoikaisuvaatimuksen hylkäämistä.
Asiassa on kuultu teknisen toimialan edustajia, ja he ovat antaneet seuraavan lausunnon:
Sopimuskaudella tehtäviä hankintoja tai niiden määriä ei pysty määrittelemään etukäteen tarkalleen, niitä tehdään tarpeiden mukaan, jolloin on myös mahdollisuus optimoida hankintoja. Tarjouspyynnöllä on kilpailutettu yleisimmät hankittavat tuotteet ja palvelut. Annetut tarjoukset on arvioitu kokonaisuutena tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla, ei yksittäisinä tuotteina. Hankintaoikaisua ei nähdä tarpeelliseksi.
Hankintapalvelujen vastine:
Hankintayksikön tulee aina ennen tarjouksen valintaa tarkistaa, että tarjous on tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Lisäksi tulee tarkistaa, ettei tarjoajaa rasita mikään poissulkemisperuste ja että tarjoaja täyttää kaikki hankintayksikön asettamat muut soveltuvuus-/kelpoisuusvaatimukset. Jatkoon ja tarjousten vertailuun valitaan vain sellaiset tarjoajat, jotka täyttävät asetetut ehdot ja vaatimukset.
Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus luottaa siihen, mitä tarjoaja on tarjouksessaan ilmoittanut.
Porin Sammutinhuolto Ky:n hankintaoikaisuvaatimuksessa ilmoittamat asiat koskevat yksittäisiä hintoja. Tarjoukset arvioitiin kokonaisuutena tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla.