Kaupunginhallitus, kokous 7.2.2022

Ehdotus

Kaupunginhallitus päättää antaa apulaisoikeuskanslerille seuraavan selvityksen:

Toimittaja Sakari Muurisen kantelun johdosta Porin kaupunginhallitus esittää seuraavaa:

Sakari Muurinen on 24.11.2020 ja 18.1.2021 lähettämässään kantelussa ja sen täydennyksessä arvostellut kaupungin menettelyä tietopyyntöihin vastaamisessa ja salassa pidettävistä asioista tiedottamisessa.

Porin kaupunginhallitus toteaa, että 21.3.2018, 19.4.2018 ja 28.5.2019 päivätyistä tietopyynnöistä ei kaupungin kirjaamosta ole löytynyt tässä vaiheessa tietoja. Vuosina 2018 ja 2019 tietopyyntöjen käsittelyssä vallinneet menettelytavat eivät vastanneet tämän päivän käytäntöjä ja kaupungin käytössä ollut asianhallintajärjestelmä vaihtui 1.1.2019.

4.2.2020, 7.2.2020 ja 16.12.2020 lähetettyihin tietopyyntöihin vastaaminen on viivästynyt inhimillisten virheiden johdosta. Kaupunginhallitus viittaa tältä osin liitteenä oleviin toimialajohtajan, talous- ja hallintojohtajan sekä rahoitusjohtajan lausuntoihin. 16.12.2020 lähetettyyn tietopyyntöön vastattiin 27.1.2021 eli kahden viikon kuluessa siitä, kun tietopyyntö oli saapunut viranhaltijalle, jonka hallussa ko. tiedot olivat. 29.1.2021 ja 31.1.2021 saapuneisiin lisätietopyyntöihin vastattiin 9.2.21. Nämä vastaukset sisälsivät yhteensä 52 asiakirjaa ja lähetysten koot olivat yhteensä 19,47 MB. 1.2.2021 saapuneeseen tietopyyntöön lähetettiin 1.2.2021 perusteltu vastaus, että pyydettyjä tietoja ei luovuteta. Kuten edellä olevasta näkyy, kysymyksessä ei ole ollut pieni eikä yksinkertainen tietopyyntö vastata.

Tietopyynnössä 2.11.2020 oli kyse toisenlaisesta tilanteesta. Asiaa käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 2.11.2020 periaatteellisella tasolla. Asia oli merkitty salassa pidettäväksi julkisuuslain  24 §:n 1 mom 17 ja 20 kohtien perusteella, koska asian julkisuuteen tulo siinä vaiheessa olisi todennäköisesti estänyt asian toteutumisen kokonaan. Kun asiassa oli tehty periaatepäätös ja toinen sopijaosapuoli oli tullut tietoiseksi päätöksestä, asian tiedettiin tulevan käsittelyltään julkiseksi. Kaupungihallitus myöntää, että vastauksen antamista odotettiin muutama päivä, että selviäisi, tuleeko asia julkiseksi ennen tietopyynnön käsittelylle annetun määräajan päättymistä. Näin ei käynyt. Kyseinen kiinteistöjärjestely tuli julkiseksi 26.11.2020 ja sen jälkeen sen käsittely on ollut julkista lukuunottamatta 24 §:n 1 mom 17 ja 20 kohtien mukaisia liikesalaisuuksia.

Vastauksen viivästymiset ovat johtuneet inhimillisista virheistä. Inhimillisiä virheitä tapahtuu hallinnossa väistämättä, vaikka virheettömyyteen pyritään. Kuten edellä olevasta esimerkistä näkyy, tietopyyntöön vastaaminen voi vaatia runsaasti aikaa ja työvaiheita. Hallinnossa on myös runsaasti muita sitovia ja ehdottomia määräaikoja, joiden noudattamatta jättämisellä on seuraamuksia. Tällöin tietopyyntöjen priorisointi ei ole läheskään aina mahdollista.

Apulaisoikeuskanslerin 28.8.2020 antamassa päätöksessä edellytetyistä toimenpiteistä kaupunginhallitus toteaa seuraavaa:

Kaupunginhallituksen julkaistavalla esityslistalla julkaistaan salassa pidettävästä asiasta otsikko ja salassapitoperuste, joiden perusteella on mahdollisuus pyytää lisätietoja. Otsikkoa muotoillessa pyritään siihen, että otsikolla olisi mahdollisimman suuri informaatioarvo salassapitoa rikkomatta. Aikaisemmankin päätöksen mukaan saattaa olla asioita, jotka ovat kokonaisuudessaan salassa pidettäviä tai joista ei muulla perusteella voida antaa ainakaan ennen sen käsittelyä lainkaan tietoja. Salassapitoperuste ilmenee tällöinkin esityslistasta.

Kaupunginhallitus toteaa vielä, että julkisuuslain 24 §:n lisäksi kaupunkia velvoittavat rikoslain 40 luvun 5 §,  EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja sen nojalla säädetty tietosuojalaki, liikesalaisuuslaki sekä pörssiyhtiöiden kyseessä ollessa myös markkinoiden väärinkäyttöasetus ja rikoslain 51 luvun säännökset.