Kaupunginhallitus, kokous 19.12.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 786 Rekrytointipalvelut

PRIDno-2022-3272

Valmistelija

Timo Jauhiainen, Henkilöstöjohtaja, timo.jauhiainen@pori.fi

Perustelut

Hankinnan kohteena on rekrytointipalvelut Porin kaupungille. Rekrytointipalveluihin kuuluu rekrytointiprosessien läpivienti tai yksittäisten rekrytointiprosessiin kuuluvien vaiheiden toteuttaminen, riippuen tilaajan tarpeista.

Rekrytointiprosessiin liittyviä palveluita käytetään mm. johtotason henkilöiden, esihenkilöiden tai päälliköiden ja asiantuntijoiden rekrytoinneissa. Tarve vaihtelee vuosittain, riippuen mm. muutoksien määrästä tilaajan henkilöstössä. Rekrytointeja tehdään kuntien toimintaan liittyville toimialoille.

Tilaaja tarvitsee tukea rekrytointiprosessin eri vaiheisiin kumppanilta, joka ymmärtää kuntien tai muiden vastaavien julkisten toimijoiden/ organisaatioiden rekrytointeihin liittyviä ominaispiirteitä ja niiden vaikutuksia rekrytointiprosessien toteutustapaan. Palveluntuottajan tulee pystyä toteuttamaan erityyppisiä toimeksiantoja, koska kuntien tehtäväkenttä on monipuolinen. Onnistuneiden rekrytointien varmistamiseksi kumppanin tulee tarjota ammattitaitoisia ja monipuolisia näkemyksiä ja toteutustapoja niin hakijaprofiilin määrittelyssä, hakemusten arvioinnissa, haastattelujen läpiviemisessä kuin henkilö-/ soveltuvuusarvioinneissakin.

Sopimuksen kesto on 24 kuukautta. Hankintaan sisältyy mahdollinen yksi (1) optiovuosi. Mikäli optio otetaan käyttöön, sopimuksen ehdot pätevät sellaisenaan myös optiokauteen.

Hankinta ylittää hankintalain 25 §:n kynnysarvon. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi/Pori – portaalin kautta Hilmassa 19.9.2022. Tarjousaika päättyi 11.10.2022 klo 12.00. Hankintamenettely oli avoin. Osatarjousta ei hyväksytty.

Sopimustoimittajiksi valitaan kolme (3) palveluntuottajaa. Valitut palveluntuottajat asetetaan etusijajärjestykseen:

koko rekrytointiprosessin osalta sekä
soveltuvuusarviointien osalta

Tilaajan tulee käyttää pääsääntöisesti edellä mainittuja etusijajärjestyksiä, kuitenkin huomioiden tilaajan tarve. Palveluntuottajan valintaan voi vaikuttaa esimerkiksi tilaajan tarpeen mukainen toimeksiannon ajankohta tai rekrytoinnissa tai arvioinnissa huomioon otettavat haettavan tehtävän erityispiirteet ja palveluntuottajan osaaminen ko. erityispiirteiden huomioimisessa. Mikäli ensimmäiseksi sijoittunut palveluntuottaja ei pysty tilaushetkellä toimittamaan tilaajan tarvitsemia palveluita, tilaa tilaaja kyseisen palvelun seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta jne.

Muilta osin (isommat kokonaisuudet tai prosessit, joiden ehtoja ei ole ennalta määritelty) minikilpailutetaan puitejärjestelyssä mukana olevien palveluntuottajien kesken.

Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat: Eezy Personnel Oy, InHunt Group Oy, Mercuri Urval Oy / Oy MU Consultants Ab, MPS Career Oy, Seasons HR Management Oy ja Witted Megacorp Oyj.

Päätöksen peruste

Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset

Hankintaan liittyy useita kelpoisuus-ja vähimmäisvaatimuksia ja ne on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Vertailu Rekrytointipalvelut). Seasons HR Management Oy:n tarjous ei täytä tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia, koska tarjousasiakirjat eivät ole tarjouspyynnön mukaisia (puutteita profiilimäärittelylomakkeessa, lisätoimeksiantojen hinnoittelussa, luottoluokitusdokumentissa ja referensseissä). Tästä syystä Seasons HR Management Oy:n tarjous hylätään.

Kokonaistaloudelliset valintakriteerit

Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan tarjouksessa annettavien tietojen perusteella, seuraavassa tärkeysjärjestyksessä:

Hinnoittelu
- Rekrytointiprosessit: rekrytointipalvelukuvauksen osat 1-5 (liite 1.), eri tehtävätasot yhteensä sekä mahdollisten lisätoimeksiantojen / asiantuntijapalvelujen hinta.
- Soveltuvuusarvioinnit: rekrytointipalvelukuvauksen osa 5 (liite 1.), eri tehtävätasot yhteensä.
Toiminnalliset ominaisuudet:
- Rekrytointiprosessi: toteuttamiskuvauksesta ilmenevä tarjoajan osaaminen tarjouspyynnössä ja sen liitteessä vaadittujen palvelujen (palvelujen osat 1-5) toteuttamisessa.
- Soveltuvuusarvioinnit: toteuttamiskuvauksesta ilmenevä tarjoajan osaaminen tarjouspyynnössä ja sen liitteessä vaadittujen palvelujen (palvelun osa 5) toteuttamisessa.

Arvioitavat asiat:

käytössä olevat ilmoituskanavat, haastattelujen toteutustapa, soveltuvuusarviointien arviointimenetelmät, käytännön toteuttamistavat ja lausunnot
palvelujen laadun ja aikataulujen varmistaminen
miten määritellään erilaisia hakijaprofiileja huomioiden eri tasoiset tehtävät ja eri toimialojen tehtävät (profiilimäärittelyn lomakkeen muunneltavuudesta ja ohjaavuudesta).

Palveluntarjoajat asetetaan etusijajärjestykseen

Rekrytointiprosessien osalta
Soveltuvuusarviointien osalta.

Liitteenä on tarjouspyyntö, rekrytointipalvelukuvaus ja tarjouksista laadittu vertailutaulukko. Tarjousvertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus.

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kilkku, vs. kaupunginjohtaja, lauri.kilkku@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää edellä mainittujen kokonaistaloudellisten kriteerien perusteella, että rekrytointipalveluista muodostetaan puitejärjestely edellä mainitulle sopimuskaudella ja rekrytointipalveluiden toimittajiksi valitaan seuraavat toimittajat mainitussa järjestyksessä: 1. Eezy Personnel Oy, 2. InHunt Group Oy, 3. Mercuri Urval Oy/ Oy MU Consultants Ab.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Tarjoajat, hankintapalvelut, HR-yksikkö

Liitteet

Tarjouspyyntö, Rekrytointipalvelut.pdf (pdf, 390 kt)

Rekrytointipalvelukuvaus.pdf (pdf, 20 kt)

Salassa pidettävä, Vertailu Rekrytointipalvelut

Salassa pidettävä, JulkL 7 §

Oheismateriaali

Muutoksenhaku

HANKINTAOIKAISUOHJE JA VALITUSOSOITUS

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen tai markkinaoikeudelle toimitettavan valituksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa.

I Hankintaoikaisuohje

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132–135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee.

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Tiedoksianto sähköisesti

Hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti. Asianosainen on saanut tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä. Asianosainen on saanut asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin.

TAI

Jos hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi. Asianosainen on saanut päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

Porin kaupungin kirjaamo
PL 121
28101 PORI

käyntiosoite: Palvelupiste Porina, Yrjönkatu 13
puhelin (02) 623 4470
faksi (02) 634 9417
sähköposti: kirjaamo@pori.fi

Palvelupiste Porinan aukioliajat: maanantai 10.00-16.00, tiistai-torstai 8.00-16.00, perjantai 8.00-15.00

Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Muutoksenhaun kohde ja rajoitukset

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua;
sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai
sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Jos kyseessä puitejärjestelyyn perustuva hankinta

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää, tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Jos kyseessä dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskeva ratkaisu

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi. Asianosainen on saanut päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Tiedoksianto sähköisesti

TAI

Muutoksenhakuaika

Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden aukioloajan päättymistä.

Muutoksenhakuaika suorahankinnassa

Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 131 §:ssä tarkoitetun suorahankintaa koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

TAI

Jos hankintayksikkö on julkaissut suorahankinnasta jälki-ilmoituksen, mutta ei suorahankintaa koskevaa ilmoitusta. Suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa siitä, kun suorahankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

TAI

Jos hankintayksikkö ei ole julkaissut suorahankinnasta ilmoitusta tai jälki-ilmoitusta. Suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun hankintasopimus on tehty.

Sopimusmuutosta koskeva ilmoitus

Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 58 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun sopimusmuutosta koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

Poikkeukset säännönmukaisesta valitusajasta

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava:

1) päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);

2) miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);

3) vaatimusten perustelut;

4) mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinaoikeus valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Oikaisuvaatimuksen tekijä saa valittaessaan oikaisuvaatimuspäätöksestä esittää vaatimuksilleen uusia perusteluja. Hän saa esittää uuden vaatimuksen vain, jos se perustuu olosuhteiden muutokseen tai oikaisuvaatimuksen tekemisen määräajan päättymisen jälkeen valittajan tietoon tulleeseen seikkaan.

Valitukseen on liitettävä:

1) valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;

2) selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;

3) asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Valitusperusteeseen perustuva muutoksenhakukielto

Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain (410/2015) eikä oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain nojalla.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Valituksen toimittaminen, markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Markkinaoikeuden osoite:

Markkinaoikeus
Sörnäistenkatu 1
00580 Helsinki
puh. 029 56 43300
fax 029 56 43314
markkinaoikeus(at)oikeus.fi