Perustelut
Laissa sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimen koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lain voimaanpanosta (29.6.2021/ 616) on määräys asiakirjojen siirtymisestä hyvinvointialueelle. Lain 64 §:n mukaan ”kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat sekä kunnan hallinnassa olevat yksityisiltä palveluntuottajilta siirtyneet asiakas- ja potilasasiakirjat siirtyvät sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu.”
Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos THL on laatinut ohjeistuksen, jotta lain edellyttämä tietoaineistosiirto saadaan hallitusti ja yhdenmukaisesti toteutettua. THL:n viimeisin ohje 1.2 on esityksen oheen liitettynä.
Porin kaupungin hallintosäännön 64 ja 65 §:ien mukaan kaupunginhallitus vastaa mm. tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä sekä asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä ja arkistolain 7-9 §:ien mukaisista velvoitteista. Tämän esityksen nojalla kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi ja hyväksyy tehdyt toimenpiteet asiassa ja päättää asian jatkokäsittelystä.
Aineistosiirrosta sopiminen
Satakunnan hyvinvointialue laatii siirtyvien organisaatioiden kanssa sopimukset tietoaineistojen siirroista. Siirtyvien tietoaineistojen kuvaksessa hyödynnetään THL:n laatimaa ohjeistusta. Aineistosiirtojen kuvaus sisältää tiedon omistajuuden ja hallinnan lisäksi suunnitelman fyysisten tietoaineistojen säilyttämisestä sekä tietopalvelukäytänteiden toteuttamisesta. Tietoaineistosiirtojen kuvaukset täsmentyvät loppuvuodesta 2022 sekä tulevan vuoden 2023 aikana. Kartoituksen nykytila on esityksen oheen liitettynä. Lisäksi liitteenä on THL:n kunnille 9.12.2022 lähettämä luovutusluettelomalli, jota noudattaen lopullinen luovutusluettelo tulee laadittavaksi.
Satakunnan hyvinvointialueelle siirtyvien tietoaineistosiirtojen valmistelu
Tietoaineistosiirtoa Satakunnan hyvinvointialueelle on valmisteltu yhteistyössä kaupungin toimialojen ja konsernipalvelujen asiakirjahallinnon kesken. Siirtyvät tietojärjestelmät on kartoitettu helmikuun 2022 selvitystyön yhteydessä. Analogisen, eli paperisen ja muun ei-digitaalisen aineiston kartoitustyö on tehty yhteistyössä toimialojen asiakirjahallinnon henkilöstön kanssa hyödyntäen THL:n ohjeistusta. Satakunnan sairaanhoitopiirin ja sittemmin Satakunnan hyvinvointialueen koolle kutsuma työryhmä on ohjannut kartoitustyötä ja aineistosiirtojen kuvausta.
Siirrossa noudatettavat periaatteet ja toimintatavat
Asiakirjahallinnon päällikkö on laatinut ohjeistuksen tietoaineistojen siirroissa noudatettavista periaatteista Porin kaupungissa. Esityksen oheen liitetty ohje kattaa niin digitaalisten kuin analogisten aineistojen käsittelyn.
Tietoaineistojen siirrossa noudatetaan seuraavia periaatteita:
- Tietoaineistojen siirrot toimitetaan keskitetysti.
- Tietojärjestelmiin tallennetut aineistot siirtyvät lähtökohtaisesti järjestelmäsiirtoina.
- Kaikista siirroista laaditaan kuvaus ja ne merkitään Satakunnan hyvinvointialueen kanssa solmittavaan sopimukseen.
- Tietojärjestelmissä sekä mahdollisesti verkkolevyillä sijaitsevien tietoaineistojen siirrot toteutetaan Porin kaupungin ICT-yksikön aikataulutuksen mukaisesti
- Analogisten aineistojen osalta sovitaan fyysinen sijoituspaikka. Fyysiset aineistosiirrot toteutetaan myöhemmin tarkentuvan aikataulun mukaan.
- Kaikki aineistosiirrot tulee aina dokumentoida. Pääsäännön mukaan merkintä tehdään arkistoluetteloon.
- Muu kuin järjestelmäsiirtoina tapahtuva digitaalisten aineistojen siirto tapahtuu pääsäännön mukaan tietopyyntöinä kaupungin keskitetyn kirjaamon kautta.
Tietoaineistojen lainaaminen
- Lainaaminen tai kopioiminen on ensisijainen toimintatapa, jos aineistosiirtoa ei ole määrätty lainsäädännössä.
- Aineistojen lainaamisesta ja kopioimisesta sovitaan keskitetysti asiakirjahallinnon toimijoiden ja rekisterinpitäjien välityksellä.
- Ts. yksittäinen työntekijä ei itsenäisesti voi päättää lainattavasta tietoaineistosta tai siirtää niitä omia välineitään käyttäen hyvinvointialueelle.
- Tietoaineistojen jakamisesta tulee aina laatia dokumentaatio ja merkintä arkistoluetteloon.
Keskeneräisten asioiden siirtäminen
THL ohjaa keskeneräisten asioiden käsittelyä seuraavasti:
”Asiat päätetään alkuperäisessä organisaatiossa ja asialle tallennetaan tieto, että sen käsittelyä jatketaan hyvinvointialueella. Hyvinvointialueella avataan uusi asia, jolle viedään tieto siitä, mistä organisaatiosta tieto on siirretty ja mikä sen tunniste, esim. diaarinumero, on alkuperäisessä organisaatiossa ollut.”
Porin perusturvan sekä Satakunnan pelastuslaitoksen hallinnon nimetyille henkilöille jätetään Porin kaupungin asiarekisterin käyttöoikeudet vuodenvaihteen 2022-2023 yli, jotta kaupungin asiarekisteristä voidaan siirtää keskeneräiset asiat hyvinvointialueen asiarekisteriin.
Tieto siirrosta merkitään asiarekisteriin THL:n ohjeistuksen mukaisesti.
Yhteishallinta ja -käyttötilanteet
Osa tietoaineistoista jää kaupungin ja hyvinvointialueen yhteiskäyttöön ja -omistajuuteen, sillä tietoaineistojen jakaminen ei ole mielekästä tai mahdollista. Yhteiskäytön piiriin jää mm. Porin kaupungin asiarekisteri siltä osin, kun rekisteri sisältää voimaanpanolain 64 §:n mukaisia potilasta tai asiakasta koskevia asioita.
Yhteiskäyttö kuvataan erillisellä sopimuksella, jonka laajuus määrittyy vuodenvaihteessa 2022-2023 rekisteriin tallennettujen asioiden mukaan. Asiarekisteristä poimitaan Satakunnan hyvinvointialueelle siirtyvien asioiden diaarinumerot ja tallennetaan asian metatietoihin omistajaksi Satakunnan hyvinvointialue. Keskeneräisten asioiden siirto kaupungin rekisteristä hyvinvointialueen rekisteriin tapahtuu toimialojen nimettyjen henkilöiden toimesta ja myöhemmin tietopalvelu toteutetaan organisaatioiden kirjaamojen välillä. Asiarekisterin pysyvästi säilytettävien aineistojen sähköisestä arkistoinnista sovitaan myöhemmässä vaiheessa erikseen.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kilkku, vs. kaupunginjohtaja, lauri.kilkku@pori.fi
Kaupunginhallitus päättää:
- merkitä tiedoksi ja hyväksyä asiassa laaditut toimenpiteet ja kirjatut periaatteet
- todeta, että aineistoluovutuksista tulee laatia Satakunnan hyvinvointialueen kanssa sopimus, luovutusluettelo, joka noudattaa THL:n ohjeistusta, kun siirtyvän organisaation arkistot on saatu kaupungin toimesta päätettyä
- todeta, että sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lain voimaanpanosta annetun lain 46 §:n nojalla siirtyvät oikeudet, vastuut ja velvoitteet siirtyvät Satakunnan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen
- oikeuttaa kaupungin asiakirjahallinnon päällikön allekirjoittamaan lopullisen luovutusluettelon ja siihen liittyvät asiakirjat.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
____________________
Merkitään, että tämän asiakohdan ajaksi kokouksesta poistuivat esteellisinä:
Arja Laulainen (yhteisöjäävi, Satakunnan hyvinvointialue, aluehallituksen varajäsen)
Sinikka Alenius (yhteisöjäävi, Satakunnan hyvinvointialue, aluehallituksen jäsen)
Aila Haikkonen (yhteisöjäävi, Satakunnan hyvinvointialue, aluehallituksen jäsen)
Mari Kaunistola (yhteisöjäävi, Satakunnan hyvinvointialue, aluehallituksen jäsen)
Merkitään, että Sonja Myllykoski (Arja Laulaisen varajäsen) oli kokouksessa saapuvilla tämän asian käsittelyn ajan.
Merkitään, että Johanna Rantanen (Sinikka Aleniuksen varajäsen) oli kokouksessa saapuvilla tämän asian käsittelyn ajan.
Merkitään, että Juha Kantola (Aila Haikkosen varajäsen) oli kokouksessa saapuvilla tämän asian käsittelyn ajan.
Puheenjohtajana tämän asian käsittelyn ajan toimi Sampsa Kataja.
Merkitään, että tämän asian käsittelyn jälkeen käsiteltiin asia § 780.